યોગ્ય એકાઉન્ટિંગ એ કોઈપણ સફળ વ્યવસાયનો પાયો છે. ભલે તમારો વ્યવસાય ગમે તેટલો નાનો હોય, હિસાબ યોગ્ય રીતે ન રાખવામાં આવે તો ભવિષ્યમાં મોટી સમસ્યાઓ ઊભી થઈ શકે છે. આ લેખમાં આપણે વ્યવસાયમાં હિસાબ રાખવાની 10 સરળ અને અસરકારક ટિપ્સ જાણીશું.
આ સૌથી મહત્વપૂર્ણ ટિપ છે. ઘણા નાના વ્યવસાયીઓ પોતાના વ્યવસાય અને ઘરના ખર્ચને મિક્સ કરી દે છે. આ એક મોટી ભૂલ છે. વ્યવસાય માટે અલગ બૅંક એકાઉન્ટ રાખો અને વ્યવસાયના તમામ આવક-ખર્ચ તે એકાઉન્ટમાંથી જ કરો. આનાથી તમને વ્યવસાયની સાચી નફો-નુકસાનની ગણતરી કરવામાં સરળતા રહેશે અને ટેક્સ ભરતી વખતે પણ કોઈ મુશ્કેલી નહીં આવે.
ઘણા વ્યવસાયીઓ એક મહિનાના બધા વ્યવહારો એક સાથે રેકોર્ડ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે. આનાથી માહિતી ભૂલાઈ જવાની અથવા ખોટી રેકોર્ડ થવાની શક્યતા વધી જાય છે. શ્રેષ્ઠ રીત એ છે કે દરરોજના અંતે દિવસભરના તમામ ખરીદી-વેચાણની નોંધ કરી લો. આ માટે તમે ડાયરી, એક્સેલ શીટ અથવા અમારા હિસાબ બુક સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
દરેક વેચાણ પર ઇનવોઇસ આપો અને દરેક ખરીદી પર ઇનવોઇસ લો. ઇનવોઇસ એ તમારા વ્યવહારનો કાયદેસર પુરાવો છે. GST નિયમો હેઠળ ઇનવોઇસ ફરજિયાત છે. ઇનવોઇસમાં તમારું GSTIN, ઇનવોઇસ નંબર, તારીખ, વસ્તુનું નામ, જથ્થો, દર, ટેક્સ વિગતો વગેરે સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ.
નાના-નાના ખર્ચ જેવા કે પેટ્રોલ, સ્ટેશનરી, ચા-પાણી, ફોન બિલ વગેરેની પણ વિગતવાર નોંધ રાખો. આ ખર્ચ તમારા વ્યવસાયના ખર્ચમાં ગણાય છે અને ટેક્સની ગણતરી કરતી વખતે આ ખર્ચ કાપી શકાય છે. ખર્ચનો પુરાવો રાખવા માટે રસીદ અથવા બિલ સાચવી રાખો.
દર મહિને તમારા બૅંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે તમારા એકાઉન્ટિંગ રેકોર્ડની મેળ કરો. આને બૅંક રીકન્સિલિએશન કહેવાય છે. આનાથી તમે જાણી શકશો કે કોઈ વ્યવહાર બૅંકમાં થયો છે પરંતુ તમારા રેકોર્ડમાં નથી અથવા ઊલટું. આ ભૂલો વહેલી તકે પકડાઈ જાય છે અને મોટી સમસ્યા ટળે છે.
જો તમારો વ્યવસાય માલ-સામાનની ખરીદી-વેચાણ સાથે સંકળાયેલો છે તો ઇન્વેન્ટરીની નિયમિત ગણતરી કરો. દર મહિને અથવા દર ત્રિમાસિકે સ્ટોકની ગણતરી કરો અને તમારા રેકોર્ડ સાથે મેળ કરો. આનાથી ચોરી, નુકસાન અથવા ખોટી એન્ટ્રી જેવી સમસ્યાઓ સમયસર પકડાઈ જાય છે.
હાથથી હિસાબ રાખવો એ જૂની અને ભૂલભરેલી પદ્ધતિ છે. આજના ડિજિટલ યુગમાં એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવો ખૂબ જ જરૂરી છે. અમારું હિસાબ બુક સોફ્ટવેર સંપૂર્ણ ગુજરાતી ભાષામાં છે અને તેમાં નીચેની સુવિધાઓ છે:
GST રિટર્ન, આવકવેરા રિટર્ન, TDS રિટર્ન વગેરેની તારીખો યાદ રાખો. સમયસર ટેક્સ ભરવાથી તમે દંડ અને વ્યાજથી બચી શકો છો. આ તારીખો તમારા કેલેન્ડરમાં નોંધી લો અથવા રીમાઇન્ડર સેટ કરો.
ભલે તમે સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરતા હોવ, દર ત્રિમાસિકે અથવા દર છ મહિને એક વાર ચાર્ટર્ડ એકાઉન્ટન્ટ પાસેથી તમારા હિસાબ ચેક કરાવી લો. તેઓ તમને ટેક્સ બચતની રીતો, કાયદાકીય ફેરફારો અને તમારા વ્યવસાયની નાણાકીય સ્થિતિ વિશે માર્ગદર્શન આપી શકે છે.
તમારા તમામ એકાઉન્ટિંગ ડેટાનો નિયમિત બેકઅપ લો. જો તમે સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરો છો તો ક્લાઉડ બેકઅપની સુવિધા લો. આનાથી કોમ્પ્યુટર ખરાબ થઈ જાય, ચોરી થઈ જાય અથવા અન્ય કોઈ સમસ્યા આવે તો પણ તમારો ડેટા સુરક્ષિત રહેશે.
નિરાકરણ: દરરોજના અંતે બધી રસીદ એકત્ર કરી લો અને તેને ફોલ્ડરમાં ગોઠવી દો. ડિજિટલ સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરો જે રસીદ સ્કેન કરીને સ્ટોર કરી શકે.
નિરાકરણ: દરેક કેશ વ્યવહાર માટે પણ ઇનવોઇસ આપો અને તેની નોંધ રાખો. કેશ બુક નિયમિત અપડેટ કરો.
નિરાકરણ: ઇનવોઇસ નંબર ક્રમિક હોવા જોઈએ અને તેમાં કોઈ ગેપ ન હોવો જોઈએ. સોફ્ટવેર ઓટોમેટિક ઇનવોઇસ નંબર જનરેટ કરે છે જે ભૂલ ટાળે છે.
હિસાબ રાખવો એ કોઈ મુશ્કેલ કામ નથી, પરંતુ તેના માટે શિસ્ત અને નિયમિતતા જરૂરી છે. ઉપર જણાવેલ 10 ટિપ્સને અનુસરીને તમે તમારા વ્યવસાયનું એકાઉન્ટિંગ સરળ અને ચોક્કસ બનાવી શકો છો. જો તમે સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ શરૂ કરવા માંગતા હોવ તો અમારા હિસાબ બુક સોફ્ટવેરની 7 દિવસની ફ્રી ટ્રાયલ લો અને જાતે અનુભવ કરો.